Công văn nhập cảnh Việt Nam là kết quả giải quyết đề nghị mời, bảo lãnh người nước ngoài của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Đối với doanh nghiệp, đây là bước quan trọng khi mời chuyên gia, nhà quản lý, nhà đầu tư, lao động kỹ thuật hoặc đối tác nước ngoài vào Việt Nam theo diện có tổ chức bảo lãnh.
Khi nào doanh nghiệp cần xin công văn nhập cảnh?
Doanh nghiệp nên kiểm tra trước việc người nước ngoài có thuộc diện miễn thị thực hoặc đủ điều kiện xin e-visa hay không. Thủ tục mời, bảo lãnh thường được sử dụng khi mục đích nhập cảnh gắn với hoạt động của doanh nghiệp, khi loại thị thực dự kiến cần bên bảo lãnh tại Việt Nam hoặc khi hồ sơ phải kèm giấy tờ chứng minh công việc, đầu tư hay hoạt động chuyên môn.
Công văn nhập cảnh không phải là visa. Sau khi có kết quả chấp thuận, người nước ngoài vẫn cần thực hiện bước nhận thị thực theo nội dung hồ sơ, trừ trường hợp được hướng dẫn sử dụng giấy tờ nhập cảnh khác.
Điều kiện đối với doanh nghiệp bảo lãnh
- Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
- Đã thông báo hồ sơ pháp nhân, con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền theo yêu cầu.
- Có lý do mời, bảo lãnh phù hợp với chức năng hoạt động và hồ sơ của người nước ngoài.
- Chịu trách nhiệm phối hợp quản lý, khai báo tạm trú và bảo đảm người được bảo lãnh tuân thủ quy định.
Hồ sơ xin công văn nhập cảnh
Hồ sơ của doanh nghiệp
- Giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân hoặc giấy phép hoạt động.
- Văn bản giới thiệu con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền nếu chưa thông báo hoặc có thay đổi.
- Văn bản đề nghị xét duyệt, kiểm tra nhân sự người nước ngoài theo biểu mẫu đang áp dụng.
- Giấy tờ chứng minh mục đích nhập cảnh: tài liệu đầu tư, giấy phép lao động, xác nhận miễn giấy phép lao động, thư mời công tác hoặc tài liệu chuyên ngành khi cần.
Thông tin và giấy tờ của người nước ngoài
- Bản chụp rõ trang nhân thân hộ chiếu.
- Họ tên, ngày sinh, giới tính và quốc tịch đúng theo hộ chiếu.
- Ngày dự kiến nhập cảnh, thời hạn lưu trú và số lần nhập cảnh đề nghị.
- Nơi nhận thị thực, cửa khẩu nhập cảnh và địa chỉ lưu trú dự kiến.
- Thông tin nghề nghiệp, vị trí công việc hoặc quan hệ với đơn vị bảo lãnh.
Quy trình thực hiện
- Kiểm tra phương án thị thực: xác định e-visa, miễn thị thực hay diện doanh nghiệp bảo lãnh.
- Chuẩn hóa hồ sơ pháp nhân: bảo đảm thông tin doanh nghiệp, con dấu và người ký còn hiệu lực.
- Khai hồ sơ điện tử: nhập chính xác thông tin người nước ngoài và nội dung đề nghị.
- Ký, nộp và bổ sung hồ sơ: thực hiện bằng chữ ký điện tử hoặc nộp hồ sơ giấy tùy trường hợp.
- Theo dõi kết quả: kiểm tra tình trạng hồ sơ bằng mã đã cấp và xử lý yêu cầu bổ sung.
- Gửi kết quả cho người nhập cảnh: hướng dẫn người nước ngoài hoàn tất bước nhận thị thực và chuẩn bị giấy tờ đi lại.
Kiểm tra kết quả trước khi sử dụng
Doanh nghiệp và người nước ngoài cần đối chiếu họ tên, số hộ chiếu, thời hạn, số lần nhập cảnh và nơi nhận thị thực. Nếu phát hiện sai thông tin, nên xử lý trước ngày bay. Không nên tự ý sử dụng kết quả có dữ liệu khác với hộ chiếu.
Những lỗi thường gặp
- Ảnh hộ chiếu mờ, mất góc hoặc số hộ chiếu không chính xác.
- Thời hạn đề nghị không phù hợp với giấy phép lao động hoặc mục đích chuyến đi.
- Chưa thông báo hồ sơ pháp nhân hoặc chữ ký của người đại diện đã thay đổi.
- Thiếu giấy tờ chứng minh vị trí công việc, quan hệ đầu tư hoặc mục đích công tác.
- Chọn sai nơi nhận thị thực hoặc cửa khẩu dự kiến.
Câu hỏi thường gặp
Có công văn nhập cảnh là chắc chắn được nhập cảnh không?
Không. Người nước ngoài còn phải hoàn tất thủ tục cấp thị thực, mang đủ giấy tờ và đáp ứng điều kiện nhập cảnh tại thời điểm làm thủ tục.
Có thể xin công văn cho nhiều người cùng lúc không?
Doanh nghiệp có thể lập danh sách nhiều khách trong hồ sơ nếu hệ thống và loại thủ tục cho phép, nhưng thông tin của từng người phải được khai đầy đủ và chính xác.
Nộp hồ sơ ở đâu?
Doanh nghiệp tham khảo mục mời, bảo lãnh người nước ngoài trên Cổng thông tin của Cục Quản lý xuất nhập cảnh. Kênh nộp và thành phần hồ sơ phụ thuộc việc doanh nghiệp đã có tài khoản, chữ ký điện tử và loại giấy tờ kèm theo.
Quy định và biểu mẫu có thể thay đổi. Hãy đối chiếu hướng dẫn chính thức trước khi nộp hồ sơ.