Công văn nhập cảnh là kết quả trả lời của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh đối với đề nghị mời, bảo lãnh người nước ngoài vào Việt Nam. Văn bản này thường được sử dụng trong các trường hợp người nước ngoài nhập cảnh theo diện có cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức tại Việt Nam bảo lãnh.
Tùy quốc tịch, mục đích chuyến đi và tình trạng hồ sơ, người nước ngoài có thể phù hợp với thị thực điện tử (e-visa), diện miễn thị thực hoặc thủ tục mời, bảo lãnh. Vì vậy, cần xác định đúng phương án trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Công văn nhập cảnh dùng trong trường hợp nào?
Thủ tục mời, bảo lãnh thường phù hợp khi người nước ngoài vào Việt Nam để làm việc, đầu tư, công tác, học tập, thăm thân hoặc thực hiện hoạt động khác có đơn vị hay thân nhân tại Việt Nam bảo lãnh. Công văn nhập cảnh không thay thế hộ chiếu, thị thực hoặc giấy tờ cư trú; đây là căn cứ để tiếp tục thủ tục cấp thị thực theo nội dung được chấp thuận.
Ai có thể mời, bảo lãnh người nước ngoài?
Cơ quan, doanh nghiệp và tổ chức tại Việt Nam
Đơn vị bảo lãnh phải có tư cách pháp lý phù hợp và thực hiện thủ tục thông báo hồ sơ pháp nhân với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Tùy trường hợp, hồ sơ có thể cần giấy phép hoạt động, văn bản giới thiệu con dấu và chữ ký, giấy tờ chứng minh mục đích làm việc hoặc quan hệ với người được mời.
Cá nhân và thân nhân tại Việt Nam
Cá nhân bảo lãnh cần thuộc nhóm quan hệ được pháp luật cho phép và có giấy tờ chứng minh quan hệ. Phạm vi người được bảo lãnh phụ thuộc vào quốc tịch, tình trạng cư trú của người bảo lãnh và mục đích nhập cảnh.
Hồ sơ cơ bản cần chuẩn bị
- Bản chụp trang thông tin hộ chiếu còn giá trị của người nước ngoài.
- Thông tin dự kiến nhập cảnh: thời gian, cửa khẩu, nơi nhận thị thực và địa chỉ lưu trú.
- Văn bản đề nghị mời, bảo lãnh theo biểu mẫu đang áp dụng.
- Hồ sơ pháp nhân của tổ chức hoặc giấy tờ nhân thân của cá nhân bảo lãnh.
- Giấy tờ chứng minh mục đích chuyến đi như giấy phép lao động, văn bản xác nhận miễn giấy phép lao động, giấy tờ đầu tư, học tập hoặc quan hệ gia đình nếu thuộc trường hợp phải nộp.
Thành phần hồ sơ có thể thay đổi theo từng diện thị thực. Thông tin trên hộ chiếu, ngày sinh, quốc tịch và thời hạn đề nghị phải thống nhất tuyệt đối.
Quy trình xin công văn nhập cảnh
- Xác định diện nhập cảnh: kiểm tra khả năng sử dụng e-visa, miễn thị thực hoặc thủ tục mời, bảo lãnh.
- Chuẩn bị hồ sơ: thu thập giấy tờ của người nước ngoài và bên bảo lãnh.
- Khai và nộp đề nghị: thực hiện trên hệ thống giao dịch điện tử hoặc tại cơ quan có thẩm quyền theo hướng dẫn hiện hành.
- Theo dõi kết quả: tra cứu bằng mã hồ sơ, bổ sung thông tin khi có yêu cầu.
- Hoàn tất thủ tục cấp thị thực: gửi kết quả chấp thuận cho người nước ngoài và làm thủ tục tại địa điểm được ghi trong hồ sơ.
Sau khi có kết quả chấp thuận cần làm gì?
Người nước ngoài cần kiểm tra họ tên, số hộ chiếu, thời hạn, số lần nhập cảnh, cửa khẩu hoặc nơi nhận thị thực. Khi đi, nên mang hộ chiếu gốc, bản in kết quả chấp thuận, ảnh và các giấy tờ liên quan theo yêu cầu của cơ quan cấp thị thực. Sau khi nhập cảnh, cơ sở lưu trú hoặc bên bảo lãnh cần thực hiện khai báo tạm trú theo quy định.
Có thể xin e-visa thay cho công văn nhập cảnh không?
Nhiều trường hợp người nước ngoài đang ở ngoài Việt Nam có hộ chiếu hợp lệ có thể trực tiếp xin thị thực điện tử. Cổng thông tin chính thức cho biết e-visa Việt Nam có thể có giá trị một lần hoặc nhiều lần, tối đa 90 ngày. Tuy nhiên, người xin phải kiểm tra điều kiện, cửa khẩu được phép sử dụng và mục đích nhập cảnh. Tham khảo thông tin mới nhất tại Cổng thị thực điện tử Việt Nam.
Lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị chậm
- Nhập sai họ tên, số hộ chiếu hoặc ngày sinh.
- Đề nghị thời hạn không phù hợp với mục đích nhập cảnh.
- Thiếu giấy tờ chứng minh quan hệ bảo lãnh hoặc mục đích chuyến đi.
- Hộ chiếu sắp hết hạn hoặc ảnh chụp trang hộ chiếu không rõ.
- Không kiểm tra đúng nơi nhận thị thực và cửa khẩu dự kiến nhập cảnh.
Câu hỏi thường gặp
Công văn nhập cảnh có phải là visa không?
Không. Đây là kết quả chấp thuận cho thủ tục mời, bảo lãnh; người nước ngoài vẫn phải hoàn tất bước cấp thị thực hoặc xuất trình giấy tờ nhập cảnh phù hợp.
Có thể thay đổi ngày nhập cảnh sau khi được chấp thuận không?
Việc nhập cảnh phải nằm trong thời hạn được cấp. Nếu thông tin thay đổi đáng kể, bên bảo lãnh nên kiểm tra lại với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh trước chuyến đi.
Bao lâu có kết quả?
Thời gian xử lý phụ thuộc loại hồ sơ, hình thức nộp và việc hồ sơ có đầy đủ hay không. Nên nộp sớm và theo dõi trạng thái thường xuyên.
Lưu ý: Quy định xuất nhập cảnh có thể thay đổi. Người làm hồ sơ nên đối chiếu hướng dẫn mới nhất trên cổng thông tin của Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc liên hệ cơ quan có thẩm quyền trước khi nộp.